個人情報保護方針

10823792_04_100_JP 制定　平成22年09月14日
最終更新 令和5年07月15日
株式会社プロトソフト
代表取締役社長　黄　平

１．個人情報保護理念
当社は、システム開発、ソフトウエア開発・販売、受託開発等の事業を行っております。
当社はこれらの事業は、関係者（お客様、お取引先様、株主様、および従業員）との信頼の上に成り立っていると考えています。
当社は、当社が事業活動をする上でお預かりする全ての個人情報をより厳正に取り扱うため、役員および従業員等が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。
当社は、予め特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。
事業の内容及び規模を考慮した、適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。目的外利用はいたしません。
また当社は、「個人情報の保護に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」、「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱を確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」、｢労働者派遣法｣、｢派遣先が構ずべき措置に関する指針」「雇用管理分野における個人情報のうち健康情報を取り扱うに当たっての留意事項」および日本工業規格JISQ15001:2017「個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」およびその他個人情報関連の法律が新規に制定された場合、それらを遵守して個人情報を取扱います。
なおこの個人情報保護方針における用語の定義は個人情報保護法に準じます。

２．内部管理体制の確立
当社は、適切な個人情報の取扱のために以下の事項を実施します。
（１）個人情報の取扱に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
（２）個人情報の取扱方法を定めた内部規定を整備します。
（３）個人情報の漏洩、滅失又はき損の防止及び是正(改善)のための対策を講じます。
（４）「個人情報保護管理者」を任命し、内部規定の遵守を徹底します。
（５）役員を含む全従業員に個人情報の取扱に関する教育を年1回以上実施します。
（６）内部規定およびその遵守の状況を年1回以上の監査を行い、点検します。
（７）個人情報保護のための個人情報マネジメントシステムを継続的に改善します。

３．個人情報保護方針、個人情報に関する苦情・相談・開示のお問合せ対応
(1)　当社は、当社の保有する開示対象個人情報に関し、ご本人（代理人を含む）から開示・訂正・利用および提供の停止に関するご要請があれば、ご本人の確認をさせていただいた上で、速やかに対応します。また当社の個人情報の取扱に関するご質問、ご相談にも対応いたします。
又、苦情及び相談に対しても対応させていただきます。ただし開示対象個人情報の追加・変更・削除については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に添えない場合があります。
(2)　当社の上記（１）の個人情報及び個人情報保護内容に関するお問合せは、以下の窓口で承ります。お問合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。その他は、当社の苦情・開示対応規定に従い対応させていただきます。
窓口の受付時間は平日の午前10時から午後5時までとさせていただきます。
担当： 総務部　個人情報保護方針及び個人情報苦情相談開示窓口
電話：　03-5809-2369　　FAX：03-5809-2319
メールアドレス：master@protosoft.co.jp
(3)　開示対象個人情報に関する事項の周知など
個人情報保護管理者は、当社の開示対象個人情報に関し、次の事項を本人の知り得る状態　(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。) に置きます。

a)事業者の氏名又は名称：　株式会社　プロトソフト
b)個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属及び連絡先

株式会社プロトソフト
総務部
個人情報保護管理者:劉　静儀
電話：　03-5809-2369　　FAX：03-5809-2319
メールアドレス：kouhei@protosoft.co.jp
c)すべての開示対象個人情報の利用目的は法令に従い特別な場合を除いて以下の範囲内でのみ利用いたします

  • システム開発、ソフトウエア開発、受託開発の事業における受託業務を処理するため
  • 業務遂行および契約に伴う連絡、諸手続きのため
  • 採用選考のため
  • その他、従業員情報管理規定に定める目的のため
  • 個人データの開示などの求めに対応するため
  • 当社施設・ネットワークの安全管理のため
d)開示対象個人情報の取扱に関する苦情の申し出先：「参照保護方針3.（2）」
e)開示等の求めに応じる手続（開示手続き、手数料）

①当社における本人からの開示等の求めに対する対応は、個人情報相談開示窓口責任者が行う。
②個人情報保護管理者は、開示等の求めに応じる手続として、次の事項を含む規定を定める。

a)開示等の求めの申し出先：総務部　個人情報苦情相談開示窓口
b)開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
本人確認のため、以下の（cの①に参照）「所定の用紙」とともに郵送またはご持参ください。
代理人の方が手続きをされる場合は、ァ（cの②に参照）「所定の用紙」、ィ「本人確認書類」に加え、以下の書類も郵送またはご持参ください。
c)開示等の求めをする者が、本人又は代理人であることの確認の方法

①本人確認に場合は、運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの
②代理人の方が手続きをされる場合は、代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）
代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
代理を示す旨の委任状
d)開示等の求めに応じる手続の事務手数料は2,000円（税込）
・請求される方につきましては、弊社より事務手数料の請求書を送付いたしますので、当該請求書記載の銀行口座に事務手数料をお振り込み下さい。なお、振込手数料は、お客様の負担とさせていただきますのでご了承下さい。事務手数料は1サービスの開示毎に発生します。
e)前項の規定は、社外からの開示等の求めに対する対応の手順は、「ＰＭＳ-B—006-00 苦情・開示対応規定」に定め、従業員からの開示などの求めに対する手続きは「ＰＭＳ-C-101-00　従業員個人情報管理規定」に定める。
f)対応の検討

所定の用紙により受け付け、本人確認、代理人確認ができたときは、当社内で検討します。
なお、以下の場合は開示等の求めに応じられない場合があります

  • 本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
  • 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
  • 国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
  • 犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
  • 当協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合
  • 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
g)検討結果連絡

当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なく連絡します。

①個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送または手渡し、
②個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール

４．個人情報の取得と利用
(1) 【利用目的】・・・・・5項｢個人情報の利用目的に関する事項｣参照
(2) 【ご提供の任意性】
当社がご本人に個人情報の提供をお願いした場合、ご本人から当社への個人情報の提供は任意です。ただしご提供いただけない情報の種類によって、当社からのサービスの一部又は全部をご提供できない場合があります。
(3) 【利用および第三者への提供】
当社は、取引先企業に業務遂行のため、ご本人の個人情報を提供しております。
尚、当社と取引先企業との間では機密保持、目的外利用の禁止、ご本人の求めにより利用停止することを規定した個人情報の取扱に関する契約を結んでおります。
(4) 【委託】
当社は、業務を円滑に進めるために、外部業者に個人情報の一部又は全部の処理を委託することがあります。（この場合、安全管理対策の充実した委託先を選定し、かつ安全管理対策を契約において義務付けます）
総務部・個人情報管理責任者　劉静儀
電話：03-5809-2369

５．個人情報の利用目的に関する事項
当社では取扱う個人情報は法令に従い特別な場合を除いて、以下の範囲内でのみ利用いたします。
受託 ・システム開発、ソフトウエア開発・販売、受託開発の事業における受託業務を処理するため
お取引先様(担当者) ・業務遂行および契約に伴う連絡、諸手続きのため
採用応募者・従業員 ・採用選考のため
・その他、従業員情報管理規定に定める目的のため
全般 ・個人データの開示などの求めに対応するため
・当社施設・ネットワークの安全管理のため
提供の手段・方法：暗号通信または電子媒体に格納して安全な輸送手段により提供します。
苦情・相談・利用停止などのお問い合わせ先：
総務部　個人情報相談開示窓口
電話：　03-5809-2369 FAX：　03-5809-2319
メールアドレス：master@protosoft.co.jp